Politique de confidentialité

PLAN INTERNATIONAL CANADA INC.

Titre de la politique : POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ

Date d’approbation du conseil d’administration : le 10 mars 2009

Remarque : dans ce document, le masculin est générique, utilisé sans intention discriminatrice et uniquement pour alléger le texte.

Notre engagement

Plan Canada est une organisation internationale humanitaire de développement communautaire centrée sur l'enfant. Nous apprécions et respectons la vie privée des particuliers, y compris celle de nos employés, de nos bénévoles, de nos donateurs, des parrains, ainsi que des enfants parrainés et de leurs familles. C’est pourquoi, nous prenons des mesures pour protéger les renseignements personnels qui nous sont confiés.

La présente politique décrit comment Plan Canada recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels. Plan Canada ne vend pas, n'échange pas ni ne loue des listes contenant les noms des donateurs ou parrains et marraines, ni des listes de collecte de fonds.

À quel type de renseignements la présente politique est-elle applicable?

La présente politique s'applique aux renseignements personnels qui sont recueillis, utilisés ou communiqués par Plan Canada dans le cadre de ses activités. Il s’agit des renseignements fournis par les employés, les bénévoles, les donateurs, les parrains, les enfants parrainés et leur famille. Les renseignements personnels concernant un individu identifiable ne comprennent pas le nom de l’employé, son titre, son adresse, son numéro de téléphone au travail. Les renseignements personnels concernant un individu identifiable comprennent son adresse domiciliaire, son téléphone résidentiel, sa date de naissance, son sexe et son origine ethnique.

Quels sont les renseignements personnels que Plan Canada recueille et pourquoi?

Plan Canada recueille :

Les renseignements personnels sur le donateur peuvent inclure le nom, l'adresse, le numéro de carte de crédit et les renseignements bancaires. Ils sont recueillis aux fins suivantes : (i) la collecte de fonds ou des dons de parrainage, (ii) l'historique des dons du donateur/parrain, (iii) le suivi des relations avec le donateur/parrain, (iv) l'émission de reçus, (v) la sollicitation de dons ou de parrainages supplémentaires, (vi) les possibilités de bénévolat, (vii) l'envoi de communications de la part de Plan Canada et (viii) les études de marché et la recherche de moyens pour mobiliser les donateurs.

Les renseignements personnels sur l'employé et le bénévole peuvent inclure le nom, l'adresse, le numéro d'assurance sociale, les renseignements bancaires et les antécédents professionnels. Ils sont recueillis aux fins suivantes : (i) mettre sur pied, gérer et mettre fin aux relations d'emploi ou de bénévolat, (ii) communiquer avec les employés et les bénévoles et (iii) vérifier les antécédents judiciaires en vue d’un recrutement dans le secteur des personnes vulnérables.

Les renseignements personnels sur l’enfant parrainé peuvent inclure le nom de l'enfant et des membres de sa famille, leur situation personnelle, des données démographiques, les antécédents sociaux, des photos de l'enfant et des membres de sa famille et des renseignements sur leur santé. Ils sont recueillis aux fins suivantes : (i) l'évaluation de l’enfant et de sa famille pour leur participation à des programmes et à d’autres activités, (ii) l’attribution de l’enfant parrainé à un parrain, (iii) la communication avec les donateurs et parrains et (v) les relations avec les médias et le public. Plan Canada limite le type et la quantité des renseignements personnels qu'il recueille au strict nécessaire pour la réalisation des fins visées. Les renseignements personnels sont recueillis par des moyens justes et légaux.

Comment est-ce que Plan Canada recueille, utilise et divulgue les renseignements personnels?

Les renseignements personnels ne seront recueillis, utilisés ou divulgués que si la personne concernée est prévenue et donne son consentement au préalable. Avant la collecte, Plan Canada s'efforce de renseigner la personne sur les fins pour lesquelles ses renseignements personnels seront utilisés. Cette personne est également informée qu'elle a le droit de retirer son consentement à tout moment.

Les renseignements personnels concernant les enfants sont recueillis avec le consentement des parents et/ou des tuteurs de l'enfant ou encore, le cas échéant, avec le consentement de l'enfant.

Plan Canada ne divulgue pas de renseignements personnels à des tiers sans le consentement de la personne concernée, à moins que la loi ne le permette. Les renseignements personnels ne doivent être ni utilisés, ni divulgués pour un motif autre que ceux pour lesquels ils ont été recueillis, à moins d’avoir obtenu le consentement de la personne concernée ou que la loi le permette.

Certains renseignements personnels peuvent être entreposés à l'extérieur du Canada, par exemple les listes de noms, les coordonnées et les données concernant les cartes de crédit des donateurs. Les renseignements personnels sont conservés pour la seule période nécessaire à la réalisation des fins exprimées.

Quelles sont les pratiques liées à l'exactitude des renseignements personnels de Plan Canada?

Plan Canada s'efforce, dans la mesure du possible, de conserver l'intégrité et l'exactitude des renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués par Plan ou en son nom, pour la seule période nécessaire à la réalisation des fins exprimées. Plan Canada ne met pas à jour systématiquement les renseignements personnels, à moins que cela soit nécessaire.

Comment Plan Canada protège les renseignements personnels?

Pour les renseignements personnels, Plan Canada a mis au point des dispositifs de sécurité correspondant à leur degré de confidentialité afin de les protéger, peu importe leur format, contre la perte, le vol, l'accès non autorisé, la divulgation, la reproduction, l'utilisation ou la modification illicites.

Plan Canada se sert des méthodes suivantes pour protéger les renseignements personnels :

ades mesures matérielles, par exemple, l'entreposage sécuritaire des documents, des classeurs verrouillés et l’accès restreint aux bureaux;

bdes mesures organisationnelles, par exemple, l’obligation d’obtenir un permis d’accès à l’information et celle de restreindre l’accès aux seuls employés qui ont besoin de l’information pour remplir leurs fonctions;

cdes mesures technologiques, par exemple, l'utilisation de mots de passe et le cryptage.

Comment Plan Canada favorise la transparence à l'égard de ses pratiques en matière de renseignements personnels?

Plan Canada rend généralement accessibles les renseignements relatifs à sa politique et à ses procédures en matière de renseignements personnels, y compris :

  • Les coordonnées de la personne responsable de la protection de la vie privée;
  • Le moyen d'avoir accès à ses renseignements personnels détenus par Plan Canada et d'en demander la modification; et
  • Une description de la nature des renseignements personnels qui le concernent et que détient Plan Canada.

Comment peut-on accéder à ses propres renseignements personnels détenus par Plan Canada?

Il suffit de faire une demande écrite d'accès aux renseignements personnels à Plan Canada qui fournira à la personne concernée toute l’information pertinente sur ses renseignements personnels, leur utilisation et leur divulgation. Plan Canada lui donnera, dans la mesure du possible, accès à ses renseignements personnels. Dans certains cas, nous devons refuser une demande d’accès, lorsque, par exemple, les renseignements personnels en question font référence à une autre personne. Il est possible aussi de contester l'intégrité et l'exactitude des renseignements et de demander à ce qu'ils soient modifiés, en soumettant une demande écrite à la Protection de la vie privée de Plan Canada.

Plan Canada donnera suite aux demandes écrites dans un délai raisonnable. Les renseignements demandés seront fournis ou mis à disposition sous une forme compréhensible. Le cas échéant, nous informerons la personne des raisons pour lesquelles nous lui refusons l’accès aux renseignements.

Avec qui doit-on communiquer à Plan Canada concernant la protection de la vie privée?

Plan Canada a désigné un responsable de la protection de la vie privée qui peut être contacté à :

Plan Canada
245 Eglinton Ave East
Suite 300
Toronto, Ontario
M4P 0B3
services_en_français@plancanada.ca

Plan Canada prend des mesures pour s'assurer que ses politiques de confidentialité sont comprises et mises en application par tous les employés et bénévoles de Plan Canada.

Chaque employé et bénévole est tenu de se conformer aux politiques et procédures de Plan Canada relativement à la protection des renseignements personnels qu'il recueille, utilise et communique dans le cadre de ses fonctions.

On peut adresser toute question ou préoccupation touchant les pratiques en matière de confidentialité de Plan Canada à La protection de la vie privée. Plan Canada répondra à toute demande de renseignements complémentaires et fera une enquête pour faire suite aux plaintes ou préoccupations.